Lean Coffee

Le Lean Coffee offre un cadre de discussion, simple et flexible, destiné à identifier et à traiter les problèmes rencontrés par une équipe dans son travail quotidien. Plus précisément, l’atelier consiste à faire émerger des sujets de discussion, à sélectionner les plus importants et à réfléchir à des idées d’amélioration.

Le terme “coffee” reflète l’angle d’approche de l’atelier, qui consiste à mettre les participants dans une situation de confort, quasi informelle, pour les désinhiber et les encourager à partager les problèmes auxquels ils pensent.

L’atelier du Lean Coffee se déroule généralement en 4 étapes :

1. Etape 1 : Proposition des sujets

   La première étape consiste à proposer des sujets de discussion. Les participants réfléchissent chacun de leur côté pendant 5 à 10 minutes, par exemple, en utilisant le mode isoloir. Il est en effet essentiel que les participants ne s’influencent pas les uns les autres et se sentent libres de partager les sujets qui leur tiennent à cœur.

2. Etape 2 : Sélection du sujet le plus important

   Une fois toutes les propositions dévoilées, en tant que facilitateur, il peut être utile de regrouper certaines propositions par thème, voire de les reformuler, pour à la fois éviter les redondances et prévenir toute ambiguïté.

    

   Une fois ce travail de tri et de regroupement effectué, les participants sont sollicités, par exemple, sous la forme d’un vote, pour sélectionner le sujet qui leur paraît le plus important à traiter.

4. Etape 3 : Discussion sur le sujet sélectionné

   Une fois le sujet sélectionné, il s’agit de discuter dudit sujet en groupe, pendant 5 à 10 minutes, dans le but de faire émerger des idées d’amélioration. Ces idées sont ensuite listées dans la section dédiée du template.

    

   A noter qu’il est important de contraindre la discussion sur le plan temporel, par exemple, à l’aide d’un timer, pour encadrer les échanges et éviter que ceux-ci ne se transforment en débats stériles.

5. Etape 4 : Prolongement de la discussion ou passage au prochain sujet

   Au terme du temps imparti, les participants sont à nouveau sollicités pour décider de s’accorder une autre période de 5 à 10 minutes de discussion autour du même sujet ou de passer au sujet suivant. 

    

   Dans le second cas, vous retournez soit à l’étape 2 pour sélectionner le prochain sujet, si celui-ci n’a pas été tranché initialement, soit directement à l’étape 3 si le sujet suivant a d’ores et déjà été identifié.