Méthode KJ (diagramme des affinités)

L’Affinity Diagram (ou diagramme des affinités) est une méthode qui organise la réflexion collective de façon à rassembler les idées qui vont naturellement ensemble et faire émerger des catégories conceptuelles ou des thèmes. Elle s’utilise après une séance de brainstorming ou pour faire une synthèse de données recueillies sur le terrain. Parce qu’elle a été inventée dans les années 1960 par l’ethnologue Jirō Kawakita, elle est aussi appelée « méthode JK ».

Très simple à mettre en place et efficace pour classer les idées émises par un groupe de travail, l’atelier d’Affinity Diagram présente plusieurs avantages :

• Il offre un cadre pour structurer le processus créatif. En effet, même face à un grand volume de données ou une situation confuse, l’Affinity Diagram permet d’extraire des grandes tendances ou axes de réflexion. Quel que soit le sujet, vous pourrez y voir beaucoup plus clair à la fin de l’exercice.
• L’Affinity Diagram se pratique dans de nombreux contextes, que ce soit pour synthétiser les données collectées auprès des utilisateurs de votre produit, analyser une situation problématique ou, encore, dégager des actions à mener en priorité.
• En canalisant l’intelligence collective de façon à ce qu’elle se concentre sur les sujets essentiels, cet exercice peut vous faire gagner un temps significatif.
• L’Affinity Diagram participe au développement de l’esprit d’équipe. Chaque participant s’exprime dès le début, tout en étant encouragé à écouter les autres et accueillir les différents points de vue. Le dialogue débouche sur un résultat collectif, auquel adhèrent tous les participants, ce qui renforce la cohésion de groupe et l’alignement sur les décisions prises.

L’exercice débute par une question posée au groupe de travail, laquelle dépend de l’objectif de l’exercice. Nous vous proposons ensuite de procéder selon les étapes suivantes :

1. La phase d’idéation. Les participants réfléchissent individuellement et en silence, puis notent leurs idées sur des stickies. Il ne faut qu’une idée par sticky, exprimée de façon claire et concise.
2. Le regroupement des idées. Une fois toutes les idées mises en commun, les participants doivent, de façon intuitive, les rassembler en groupes (on parle aussi de « clusters »). Le tri s’effectue en constatant que certaines idées relèvent naturellement d’un même registre (parce qu’elles sont proches ou appartiennent à une même catégorie conceptuelle).
3. La définition de grands thèmes. Une fois que l’équipe s’est mise d’accord sur les différents clusters d’idées, elle doit les nommer. Le choix des mots est important, la formulation retenue pour chaque cluster devant englober toutes les idées qui la composent. Il s’agit de capturer l’essence de ce qui lie les idées entre elles au sein de chaque cluster.
4. La cartographie des résultats. L’Affinity Diagram se termine par une présentation visuelle des résultats. Il est recommandé de noter les intitulés donnés aux grands thèmes sur un sticky de couleur différente, puis, sous chaque thème, de ranger à la verticale les idées qui s’y rapportent. Si le sujet s’y prête, vous pouvez ajouter des flèches entre les groupes d’idées ou idées pour mettre en évidence les liens qui existent entre eux.
5. Le vote. Lorsque l’exercice a pour objectif de dégager un plan d’action ou de prendre une décision, l’atelier Affinity Diagram peut donner lieu à un vote.

De nombreux conseils existent pour savoir construire votre Affinity Diagram. Ainsi, vous pourrez lire qu’il faut limiter le nombre d’idées émises par chaque participant (3 ou 5) et le nombre de thèmes (pas plus de 10). Vous trouverez aussi des recommandations différentes, certains conseillant au groupe de travail de rassembler les idées en silence, tandis que d’autres proposent de partir d’une idée et d’initier un débat au sein de l’équipe pour savoir si les idées suivantes lui ressemblent ou non.

En réalité, et comme tout exercice, c’est à vous d’adapter la méthode à votre contexte et à votre objectif. Voici cependant quelques suggestions pour tirer le meilleur parti de cet atelier.

• Choisissez de préférence des participants aux profils variés. La pluridisciplinarité permettra d’obtenir des idées différentes et mènera à une analyse plus riche.
• L’atelier implique de désigner un animateur. Ce rôle nécessite des compétences particulières : il faut savoir donner du rythme et gérer le temps, mais aussi faciliter les échanges et soutenir l’équipe dans sa réflexion.
• La complexité de l’exercice et du résultat final dépend de celle du sujet. Selon les cas, vous aurez ainsi à procéder à des ajustements en cours d’exercice : supprimer les idées hors sujet, fusionner deux thèmes en un seul, ou au contraire scinder des idées en plusieurs… Ceci est normal, l’essentiel consistant à bien distinguer les différents niveaux de réflexion et à aboutir à une présentation claire et cohérente.