Diagramme de Gantt

Le diagramme de Gantt est une méthode de planification qui apporte une vue globale de l’enchaînement logique et temporel des tâches qui composent un projet. Cette représentation graphique met en évidence les éventuelles dépendances entre les tâches ou les goulots d’étranglement qui pourraient potentiellement retarder l’achèvement du projet.

Visuellement, le diagramme de Gantt se présente sur deux axes. L’axe vertical sert à découper le projet en étapes successives et tâches qui les composent. L’axe horizontal représente quant à lui l’échelle de temps, laquelle peut être exprimée en heures, jours, semaines ou mois selon la durée du projet.

Une fois terminé, le diagramme de Gantt montre comment le projet doit théoriquement se dérouler dans le temps. En quelques instants, cet outil permet d’identifier les tâches qui doivent être accomplies à un instant T et comment celles-ci vont s’enchaîner les unes par rapport aux autres.

Le diagramme de Gantt représente le projet à la fois dans sa globalité et dans le détail. Toutes les parties prenantes savent quand il faut commencer et terminer chacune des tâches. Pour évaluer la durée totale du projet, il suffit de calculer le délai entre la date de début de la première tâche et la date de fin de la dernière tâche.

Dans la plupart des projets, les tâches à effectuer sont imbriquées. Certaines s’enchaînent, d’autres se chevauchent. Le diagramme de Gantt se construit en intégrant ces dépendances, ce qui permet d’établir un planning réaliste tout en révélant les éventuels risques d’exécution.

Une fois construit, le diagramme de Gantt n’est pas figé. À tout moment, il est possible d’ajouter une sous-tâche ou d’ajuster un délai pour intégrer une nouvelle contrainte, ce qui aura pour effet de décaler le reste du plan.

L’outil ne sert pas uniquement à réaliser un planning, il s’utilise aussi pour suivre l’avancement du projet. Concrètement, il suffit de matérialiser la progression de l’équipe directement dans votre diagramme. En cas de retard d’une tâche donnée, l’outil aide à mesurer l’impact prévisible de ce retard sur les autres tâches, ce qui donne l’opportunité d’anticiper ou d’ajuster le plan, par exemple en mobilisant des ressources supplémentaires.

L’exercice nécessite un travail de réflexion en amont, puis la formalisation de ce travail par l’intermédiaire d’un graphique.

• Étape 1 : définissez les étapes et les tâches de projet

  Si vous construisez votre diagramme en équipe, commencez par vous mettre d’accord sur le périmètre du projet. Où commence-t-il ? Où finit-il ?

   

  Une fois les contours du projet définis, dégagez les grandes étapes prévisibles en raisonnant de façon chronologique. Celles-ci doivent rester significatives, sans entrer trop dans le détail. Pour vous aider à les identifier, utilisez des repères factuels : quels sont les livrables attendus ? Quels événements impliquent une validation ?

   

  Lorsque les étapes sont arrêtées, découpez-les en tâches à accomplir, là aussi en suivant l’ordre logique. Par exemple, si une des étapes consiste à recruter un collaborateur, les actions peuvent être les suivantes : « publier une offre d’emploi », « sélectionner les candidatures », « mener les entretiens » et « arrêter le choix d’un candidat ».

• Étape 2 : estimez la durée de chaque action

  Reprenez les actions que vous avez listées en notant le temps à consacrer à chacune d’elles. Vous devez exprimer chaque durée avec une même unité de temps, en choisissant celle qui vous semble la plus pertinente (heures, jours, semaines, mois). Pour réaliser une évaluation correcte, pensez à prendre en compte toutes les contraintes : les congés des personnes impliquées dans le projet, l’indisponibilité de certains matériels sur des périodes données, ou, encore, les temps de latence.

• Étape 3 : identifiez les dépendances entre les tâches

  Dans votre projet, un certain nombre de tâches peuvent être liées les unes aux autres. Les dépendances peuvent prendre plusieurs formes :

  • Fin à fin (FF) : les tâches doivent se terminer en même temps.
  • Fin à début (FD) : les tâches doivent s’enchaîner. Il est impossible de commencer la seconde si la première n’est pas terminée.
  • Début à fin (DF) : il s’agit de l’hypothèse inverse, dans laquelle il n’est pas possible de terminer une tâche sans que la première ait démarré.
  • Début à début : une tâche ne peut pas être lancée tant qu’une autre n’a pas démarré.

• Étape 4 : formalisez vos résultats

  Le diagramme de Gantt a vocation à vous permettre de visualiser les éléments que vous avez établis préalablement. Pour ce faire, faites apparaître les tâches à accomplir sous forme de colonne, en les positionnant les unes sous les autres, de la première à la dernière.

   

  Tracez ensuite des traits pour que chaque tâche dispose d’une ligne à compléter. À l’horizontale, représentez le temps en fonction de l’unité choisie (si vous choisissez les semaines, vous créerez des colonnes « semaine 1 », « semaine 2 », « semaine 3 » etc.).

   

  Il ne reste plus qu’à matérialiser la durée de chaque tâche en la représentant sous forme d’une barre horizontale (l’extrémité gauche de la barre permet d’identifier la date de démarrage, et l’extrémité droite la date de fin).

   

  Vous pouvez compléter votre diagramme de Gantt avec des éléments supplémentaires :

  • Les dépendances entre les tâches ;
  • Le taux d’avancement des tâches ;
  • Les jalons ou moments-clés du projet (livraison d’une fonctionnalité, réunion de présentation de l’avancement, etc.) ;
  • Les personnes en charge de chacune des tâches ;
  • Les moyens matériels et/ou financiers à mobiliser, etc.

• Étape 5 : suivez l’avancement du projet

  L’équipe avance-t-elle à un bon rythme ? Le projet sera-t-il terminé à la date prévue ? Le diagramme de Gantt aide à répondre à ces questions et peut être aisément mis à jour et utilisé pour évaluer différents scénarios au fur et à mesure de l’avancement du projet.